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【経営日記 17年9月】シフト管理、人事労務管理の効率化

オープンから7年と半月が過ぎました。いよいよ8年目に突入です。
9月は目標値をクリアすることが出来て、引き続き好調です。

さて、そんな9月の主なトピックは、
・売上目標は達成(対前月で少し減少)
・客数は対前月でほぼ横ばい
・客単価は対前月で少し減少
 (来店頻度が少し減少し、1回あたりの単価がほぼ横ばい)
・新規顧客数は増加
・稼働率は対前月で少し増加
 (防音室別の比率はほぼ同様)
・利用目的別の比率は対前月でほぼ同様
・人事労務関連業務の効率化(シフト管理、勤怠、給与計算など)

といったところです。

売上は前月と比較すると少し減少していますが、目標は達成することが出来ました。

売上の中身を見てみると、客数はほぼ横ばいで客単価が少し減少しました。客単価の中では来店頻度が少し減少して、1回あたりの単価はほぼ横ばいでした。稼働率は営業日数が1日少なかったこともあり、少し増加しています。

項目によって多少の増減はありますが、ほぼ前月と同じ状況です。
稼働率の防音室別比率や利用目的別の比率も、ほとんど変化は見られまっせん。

そんな中、一番大きな変化は新規顧客数が増加したことです。月によって増減の波はありますが、新規顧客数が高いレベルだということが、好調の大きな要因の一つだと考えています。

アルバイトスタッフの採用、育成が一段落したこともあり、今月からバックオフィス系の効率化に着手しました。バックオフィス系は、主にシフト管理、人事労務管理、会計を対象と考えています。今月は主にシフト管理と人事労務管理の検討をしていました。

シフト管理は今までグループウエアでスケジュールを共有していました。人事労務管理は主にエクセルを活用していました。例えば出退勤をスタッフに記録してもらえば給与が自動計算される、などです。また、年末調整や各種の手続きについてもエクセルを使って数値を集計し、届出書に転記するような運営をしてきました。今のスタッフの数であれば、それほど問題はありません。しかし、経験上こういった業務はシステム化、もう少し言うとなるべく多くの情報をデータベースで一元管理することで、大幅な効率化が可能です。効率化することで、空いた時間を2号店の企画に使いたいと考えていました。また、2号店を実現した時にはスタッフが今の2〜3倍になることを想定しています。そうなれば今の運営方法ではかなり時間がかかってしまうので、いろいろ試しつつシステムでの運営をブラッシュアップしておきたいと考えました。

世の中にあるシステムを調べてみると、昔に比べればスモールビジネスでも導入しやすい料金体系が増えた印象があります。これは本当にありがたいことです。いろいろ検討してみて、シフト管理はとある無料のシステムを試してみることにしました。また、人事労務管理は今の利益ではけっこう贅沢な、有料のサービスを導入してみることにしました。

今月から実際に使いはじめ、各種設定や使い勝手の確認、スタッフへの運営方法のアナウンスなどをしていました。しばらくは使ってみて、いろいろ検討したいと思っています。

おかげ様で9/15に7周年を迎え、8年目に突入しました。まだまだやりたいこと、やるべきことが山積みですが、あせらず目の前の仕事をじっくり味わっていきたいと思っています。


■関連情報
【あいさつ】7周年を迎えて
【経営日記 2016年】ふりかえり
【経営日記】中長期的な目標(2017年1月作成)
【経営日記 2017年の方針】直営2号店を実現するための現店舗の体制強化


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